この記事で分かること
入社式や内定式では、人事・総務の担当者が新入社員・内定者の出欠を確かめ、会場の座席や配布物、懇親会の人数を準備する必要があります。メールの返信で出欠を集めると、返信の書き方がばらばらで集計に時間がかかり、誰が未回答か分かりにくくなります。
この記事では、入社式・内定式の出欠確認をフォームで受け付けるときの項目例と案内文の例文、当日までの管理のコツを解説します。
入社式・内定式の出欠確認で困りやすいこと
- 内定者は学生のため、大学の授業や試験と日程が重なり、欠席・遅刻の連絡が多い
- 式典と懇親会、研修など、複数の予定の出欠を一度に確かめたい
- 交通費の精算や宿泊の手配など、遠方から来る人だけに必要な情報がある
- 未回答の人を一人ずつ探して連絡する手間がかかる
フォームで受け付けると、回答が同じ形式で一覧にまとまり、CSVに出力して座席表や名札づくりにそのまま使えます。
おすすめの項目構成
基本項目
- 氏名（必須） — 姓と名を分けて受け付けると、名札や名簿の並べ替えがしやすくなります（「お名前を「姓」「名」に分けて入力してもらう方法」参照）
- フリガナ（必須） — 当日の受付で読み方を確かめるのに使います
- 大学名・学部（内定式の場合）／配属予定部署（入社式の場合） — 座席の配置や受付の区分けに使います
- メールアドレス（必須） — 当日の連絡や、送信内容の控えを届けるのに使います
- 当日連絡のつく電話番号（必須） — 遅延や急な変更の連絡用です
出欠に関する項目
- 式典の出欠（必須） — 「出席／欠席／遅れて出席」の3択にすると、遅刻の予定も同時に把握できます
- 懇親会の出欠（必須） — 式典と別に聞くと、料理や会場の手配がしやすくなります
- 遅刻・早退・欠席の理由（任意） — 授業や試験など、理由が分かると日程調整の参考になります
必要に応じて追加する項目
- 交通手段・最寄り駅 — 交通費を支給する場合に使います
- 宿泊の要否 — 遠方の内定者がいる場合に使います
- 食物アレルギー・食事制限 — 懇親会で食事を出す場合に入れます
- 配慮が必要なこと（任意） — 車いすの利用など、会場の準備に必要なことを書いてもらいます
- 質問・連絡事項（任意） — 服装や持ち物についての質問をまとめて受け付けられます
アレルギーや配慮事項は健康に関わる情報です。何のために使うかを書き添え、取り扱いに注意しましょう（「フォームの同意チェックボックス（プライバシーポリシー同意）の書き方」参照）。
案内メールの例文
件名：【〇〇株式会社】内定式のご案内と出欠確認のお願い
〇〇様
〇〇株式会社 人事部の〇〇です。 このたび、下記のとおり内定式を行います。
日時：〇月〇日（〇）13:00〜15:00（受付開始 12:30） 会場：本社〇階 会議室（〇〇駅から徒歩〇分） 懇親会：同日 15:30〜17:00（同会場）
お手数ですが、〇月〇日（〇）17時までに、下記のフォームから出欠をお知らせください。 授業などでやむを得ず遅れる場合や欠席する場合も、フォームからご連絡ください。
出欠確認フォーム：（URL）
ご不明な点は、人事部 〇〇（電話番号・メールアドレス）までお問い合わせください。
日付と曜日を書くときは、必ずカレンダーで確かめてから送りましょう。
当日までの管理のコツ
- 回答期限は開催の1〜2週間前にする — 懇親会の会場や配布物の数を確定する日から逆算して決めます
- 受付期間を設定する — 期限を過ぎたら自動で受付を締め切ると、締め切り後の変更は個別連絡に切り替えられます（「受付期間を設定する」参照）
- 回答一覧で未回答者を探す — 内定者名簿と回答一覧を照らし合わせ、未回答の人に連絡します。催促の文面は「フォームの回答がない相手へのリマインド・催促メールの書き方」が参考になります
- CSVで出力して準備に使う — 座席表、名札、受付名簿、懇親会の人数連絡を、同じデータから作れます
- 前日に案内を送る — 集合時間や持ち物を前日にもう一度伝えると、当日の遅刻や忘れ物を減らせます（「予約・イベントのリマインドメールの送り方」参照）
RAKUFOでは、送信してくれた人に自動返信メールで回答内容の控えを送れるので、内定者が「出席と回答したか」を自分で確かめられます。担当者が複数いる場合も、回答一覧の対応状況や社内メモで「連絡済み」などを共有できます。
注意点
- 出欠の変更を受け付ける方法を決めておく — フォームを再送信してもらうのか、メールで連絡してもらうのかを案内文に書いておくと、二重の回答で混乱しにくくなります
- 欠席を責める文面にしない — 内定者は学業が優先です。欠席の連絡がしやすい文面にしておくと、早めに連絡をもらえます
よくある質問
内定式と入社前研修の出欠を1つのフォームで集めてもよいですか？
日程が近い場合は1つのフォームで問題ありません。予定ごとに出欠の質問を分け、それぞれ「出席／欠席」を選んでもらうと集計しやすくなります。予定が多い場合は、見出しで区切ると読みやすくなります（「フォームに「見出し」「文章」ブロックを入れて長いフォームを読みやすくする方法」参照）。
欠席の人にだけ理由を聞きたい場合はどうすればよいですか？
条件分岐を使うと、「欠席」や「遅れて出席」を選んだ人にだけ理由の欄を表示できます（「フォームの条件分岐で回答を出し分ける方法」参照）。
回答後に出欠が変わった人がいたらどうすればよいですか？
変更の連絡を受けたら、回答一覧の社内メモに変更内容を書いておくと、担当者の間で最新の状況を共有できます。準備に使うCSVは、変更を反映してから出力し直しましょう。