この記事で分かること
忘年会・新年会シーズンの幹事業務を楽にする、出欠確認フォームの作り方を解説します。会費・アレルギー確認・二次会希望まで、幹事がまとめて把握できる項目例を紹介します。
幹事が抱えがちな悩み
- 出欠の返事がメール・口頭・LINEでバラバラに来て集計が大変
- アレルギーや食事制限の確認漏れが起きる
- 二次会の参加人数が当日まで読めない
- 会費の徴収方法の案内が伝わっていない
フォームにまとめることで、これらの情報を1か所で管理できます。
おすすめの項目構成
- お名前（必須）
- 部署・チーム名（社内の場合、任意）
- 出欠区分（参加／欠席／未定、必須）
- 会費のお支払い方法確認（任意）
- アレルギー・食事制限（任意・複数行）
- 二次会の参加希望（参加／不参加／未定）
- 連絡事項（任意）
幹事業務を楽にする工夫
- 締切を明記する — 「〇月〇日までにご回答ください」
- 会費・開催概要を案内文に書く — 日時・会場・会費をフォーム上部にまとめる
- 回答一覧で人数を確認する — 有料プランではCSVで出力し、Excelなどで集計することもできます
- 締切前に案内を再送する — 未回答の人へ、いつものメールや社内チャットから連絡します。フォームが自動で未回答者へ連絡する機能ではありません
コピーして使える忘年会の出欠確認メール・LINE案内文
下の【 】を自分の開催内容と公開フォームのURLに置き換えてください。
件名：【回答期限：○月○日】忘年会の出欠確認
皆さま、お疲れさまです。今年の忘年会を下記のとおり予定しています。
日時：【○月○日（○）○時〜】
会場：【店名・住所／地図URL】
会費：【○○円／支払い方法】
出欠は【○月○日】までに、こちらのフォームからご回答ください。
【公開フォームのURL】
欠席・未定の場合もご回答をお願いします。食事の配慮や遅れて参加する予定があれば、フォームの連絡事項にご記入ください。
幹事：【担当者名・問い合わせ先】
LINEや社内チャットでは「忘年会の出欠確認です。○月○日までに、参加・欠席・未定をこちらから回答してください。【公開フォームのURL】」のように短くし、日時・会場・会費はフォームの説明文にも記載しておくと確認しやすくなります。
締切を過ぎて未回答の人に連絡するときは、回答済みの人と照合してから送り、すでに回答した人へ繰り返し催促しないようにします。
運用の流れ
- フォームを作成し、出欠・会費・アレルギー・二次会の項目を入れる
- 開催概要（日時・会場・会費）を案内文に記載する
- 社内チャットやメールでフォームのURLを共有する
- 締切後に回答一覧で人数を確認し、店舗へ連絡する（CSV出力は有料プラン）
テンプレートから始める
忘年会の出欠確認フォームテンプレートなら、出欠・同伴者人数・到着予定時刻などの項目を用意した状態から始められます。無料登録後にコピーし、開催日・会場・会費・回答期限を自分の会に合わせて編集してください。
プレビューで内容を確認したら「公開する」を押し、公開URLをメールやLINEに貼って案内します。回答者はRAKUFOへの会員登録なしで回答できます。集まった回答の一覧確認は無料プランで利用でき、CSVでの書き出しは有料プランの対象です。
よくある質問
会費の徴収もフォームで完結できますか？
このようなフォームは基本的に「出欠・希望内容の受付」までを担う構成です。会費の徴収は当日の現金払いや、別途の送金手段と組み合わせるのが一般的です。
アレルギー情報はどこまで詳しく聞けばよいですか？
「食物アレルギーの有無」を選択式で聞き、「ある」場合に自由記述で詳細を書いてもらう形が回答しやすいです。店舗への連絡に必要な範囲で聞くとよいでしょう。
二次会の参加希望は事前に確定させる必要がありますか？
当日変更が多い性質のものなので、「参加希望」の目安として聞いておき、最終的な人数は当日の声かけで確定する運用でも十分機能します。