出欠確認や社内アンケートを配布すると、必ず一定数「まだ答えていない人」が残ります。何度も個別に声をかけるのは手間がかかる一方、催促のタイミングや文面を誤ると「急かされている」と受け取られかねません。この記事では、未回答者への催促メールをどう組み立てるかを解説します。
予約リマインドとの違い
予約・イベントのリマインドメールは「予約済みの人に、来場日が近いことを事前に知らせる」ためのものです。一方この記事で扱う催促メールは「まだ回答・申込をしていない人に、期限が近いことを知らせて行動を促す」ためのもので、送る相手も目的も異なります。両方使う場面（例：申込〆切の催促と、参加確定後の来場リマインド）もあるため、役割を混同しないようにしましょう。
催促メールを送るタイミング
- 期限の3〜5日前に1回目のリマインドを送る。「まだお済みでない方へ」という表現で、全員宛の一斉案内として送ると角が立ちにくくなります
- 期限の前日〜当日に2回目を送る場合は、対象を未回答者だけに絞れるとより効果的です。RAKUFOの回答一覧から未回答のメールアドレスを抽出し、個別に案内すると反応率が上がります
- 期限を延長する場合は、必ず新しい期限を明記し、なぜ延長したかは書かなくても構いませんが、次はいつまでか分かるようにします
角の立たない文面のコツ
- 「催促」という言葉は使わず、「まだの方はお忘れなく」「ご都合がつき次第で構いません」といった柔らかい表現にする
- 全員宛のメールでは「すでにご回答いただいた方は本メールを読み飛ばしてください」と一言添えると、回答済みの人への配慮になります
- 期限を過ぎた場合の扱い（回答不要になる、個別に連絡するなど）を明記しておくと、未回答者も安心して対応できます
- 社内向けであれば、上長や幹事から一斉送信する形にすると、個人からの督促よりも角が立ちにくくなります
運用のコツ
- 誰が回答済みかはGoogleフォームの回答通知・送信履歴を確認する方法のように、フォーム側の回答一覧でこまめに確認しておくと、催促の対象を絞り込みやすくなります
- 複数人で回答対応をしている場合は、複数の担当者でフォーム回答を分担・共有する運用のコツもあわせて確認し、誰が催促を担当するか役割を決めておくと二重送信を防げます
- そもそもの回答率を上げるには、フォームの自動返信メールで書くべき内容を見直し、依頼メールの時点で回答の目安時間や必要な持ち物を明記しておくことも有効です
よくある質問
Q. 催促メールは何回まで送ってよいですか？ A. 目安として2回程度に留めるのが無難です。3回以上になると相手の心理的な負担が大きくなり、逆に回答意欲を下げてしまうことがあります。
Q. 匿名アンケートの場合、誰が未回答か分からず催促できません。どうすればよいですか？ A. 匿名の場合は個別催促ができないため、全員宛に「まだの方はお忘れなく」という一斉リマインドのみを送るのが現実的です。回答率を重視する場合は、記名式に切り替えることも検討してください。
Q. 催促メールを送っても回答が集まらない場合は？ A. 期限を延長するか、対面や電話でのフォローに切り替えるのも一つの方法です。フォームはあくまで回答のハードルを下げる手段であり、全員が必ずオンラインで回答するとは限らない前提で運用するとよいでしょう。