この記事で分かること
異動や入退社が重なる時期に開かれる歓迎会・送別会。幹事は限られた準備期間で出欠を集め、会場に人数を伝える必要があります。この記事では、歓迎会・送別会の出欠確認フォームに入れておきたい項目と、短期間で回答を集めるための工夫を解説します。
歓迎会・送別会ならではの悩み
- 異動の発表から開催日までが短く、告知から締切までの期間を確保しにくい
- 主役（歓迎する人・送別する人）へのメッセージ・寄せ書きを別途集める手間がかかる
- 参加者の所属部署がバラバラで、誰が返信済みか把握しづらい
- 会費が部署負担と個人負担で分かれるケースがあり、案内が複雑になりがち
出欠確認をフォームに一本化すると、口頭やメールでのやり取りに比べて集計の手間を大きく減らせます。
おすすめの項目構成
- お名前（必須）
- 所属部署・チーム（必須または任意）
- 出欠区分（参加／欠席／未定、必須）
- 会費のお支払い方法確認（任意）
- アレルギー・食事制限（任意・複数行）
- 主役へのメッセージ・一言（任意・複数行）
- 連絡事項（任意）
寄せ書き代わりに「主役へのメッセージ」を自由記述で入れておくと、当日の色紙作成やスライド作成の材料としてそのままCSVから転記できます。
短期間で回答を集める工夫
- 告知と同時にフォームを共有する — 開催決定後すぐにURLを配れるよう、事前にひな形を用意しておくとスムーズです
- 締切を具体的に明記する — 「〇月〇日17時までにご回答ください」と時間まで指定すると回答が集まりやすくなります
- 受付期間を設定する — 締切後は自動で回答受付を締め切る設定にしておくと、遅れた個別連絡への対応がしやすくなります
- CSVで出力し、店舗への人数連絡に使う — アレルギー確認欄も含めて出力すれば、店舗への連絡がひとつのファイルで完結します
運用の流れ
- フォームを作成し、出欠・会費・アレルギー・メッセージの項目を入れる
- 開催概要（日時・会場・会費・幹事の連絡先）を案内文に記載する
- 社内チャットやメールでフォームのURLを共有する
- 締切後にCSVで出力し、店舗への人数連絡と当日の準備に使う
テンプレートから始める
歓迎会・送別会の出欠確認フォームは、アンケートフォームのテンプレート一覧から近い用途のテンプレートをコピーして、項目を調整すると早く作れます。
よくある質問
歓迎会と送別会をまとめて1つのフォームで受け付けてもよいですか？
同じ会で両方を兼ねる場合は、1つのフォームで問題ありません。「今回の趣旨」を選択式で聞いておくと、後から集計する際に区別しやすくなります。
部署ごとに会費負担が違う場合、どう項目を作ればよいですか？
「会費負担区分（会社負担／個人負担）」を選択式にし、個人負担の場合のみ支払い方法の案内を表示する運用がシンプルです。条件によって表示項目を変えたい場合は、条件分岐機能を使うとフォームがすっきりします。
返信期限までに回答がない人への対応はどうすればよいですか？
CSV出力で未回答者を洗い出し、個別にリマインドの連絡をするのが確実です。定型のリマインド文面をあらかじめ用意しておくと、毎回の文面作成の手間を減らせます。