オンラインセミナーやウェビナーは、会場を用意する必要がなく気軽に開催できる反面、「申し込んだのに当日忘れて参加しない」という無断欠席が起きやすいという特徴があります。ここでは、参加申込フォームの作り方と、当日の参加率を上げるための工夫を紹介します。
参加申込フォームに入れておきたい項目
- 氏名・会社名（任意で部署名）：法人向けセミナーの場合、参加者の所属を把握しておくと当日の対応がしやすくなります。
- メールアドレス：視聴用URLやリマインドメールの送付先として必須です。
- 参加希望日時：同じ内容を複数回開催する場合は、選択式にしておくと集計がしやすくなります。
- 視聴環境の確認（任意）：スマホ・PCどちらで参加予定かを聞いておくと、当日のトラブル対応に役立ちます。
- 質問・関心のあるテーマ（任意）：事前に聞きたい内容を集めておくと、当日の内容に反映しやすくなります。
当日の欠席を減らす工夫
- 申込直後に自動返信メールでURLと概要を送る：申込内容の控えにもなり、参加者が安心できます。
- 開催前日・当日にリマインドメールを送る：申込から開催日まで期間が空くセミナーほど、リマインドの有無で参加率が変わります。回答一覧から参加者のメールアドレスをまとめて確認し、前日・当日に個別または一斉で案内すると効果的です。
- 視聴用URLは複数回案内する：自動返信メールだけでなく、前日・当日のリマインドにも同じURLを記載しておくと、探す手間を減らせます。
定員がある場合の注意点
会場のキャパシティがない分、際限なく申込を受け付けてしまいがちですが、質疑応答の時間やフォローアップの工数を考えると、定員を決めておいたほうが運用しやすい場合もあります。定員に達したら自動で受付を締め切る設定にしておくと、案内漏れを防げます。
RAKUFOなら申込受付から当日案内までまとめて管理できる
RAKUFOでは、申込直後に参加者へ自動返信メールで視聴用URLや概要を届けられます。回答は一覧からいつでも検索・確認でき、必要な分だけメールアドレスをCSVで出力できるため、開催前日・当日のリマインドを送る際の対象者リストとしてそのまま使えます。定員を決めている場合は、先着順で自動的に受付を締め切る設定も可能です。
よくある質問
Q. 同じ内容を複数の日時で開催する場合、フォームは1つにまとめられますか？ A. 日時の選択肢を用意しておけば、1つのフォームで複数回分の申込をまとめて受け付けられます。
Q. 視聴用URLを申込者以外に見られたくないのですが？ A. 自動返信メールで個別に送る形にしておけば、フォームページ上にURLを掲載せずに済みます。
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