この記事で分かること
展示会・見本市・展示商談会などのイベントで、来場者の事前登録をオンラインで受け付けるフォームの作り方を解説します。紙の記入台帳や名刺回収に代わる、事前登録の設計例を紹介します。
こんな場面で使える
- 業界展示会・見本市の来場者事前登録
- 商談会・展示商談イベントの参加申込
- 企業単独の製品展示会・内覧会の来場受付
- 会場での混雑緩和を目的とした事前登録制イベント
おすすめの項目例
- お名前（必須）
- 会社名・部署名（必須または任意）
- メールアドレス（必須）
- 電話番号（任意）
- 来場予定日・時間帯（複数日開催の場合）
- 興味のある展示ブース・分野（選択式）
- 名刺交換・資料送付の可否
来場者の興味分野を選択式で聞いておくと、当日の案内や事後のフォローアップに役立ちます。
設計のポイント
- 入力項目を絞る — 展示会場では立ち止まる時間が短いため、スマホからでもすぐ登録できる項目数にする
- QRコードで入り口をシンプルにする — 事前登録フォームのURLをQRコード化し、案内チラシやWebサイトに掲載する
- 受付期間を設定する — 開催日程に合わせて事前登録の受付期間を区切り、当日は別途受付窓口を案内する
- 登録完了メールに当日案内を入れる — 会場地図やタイムスケジュールを自動返信メールで送る
運用の流れ
- 来場者情報・興味分野の項目を含むフォームを作成する
- フォームのURLをQRコード化し、告知チラシやSNSに掲載する
- 受付期間・回答数上限を設定し、事前登録を開始する
- 登録者一覧をCSVで出力し、当日の受付や事後フォローに活用する
テンプレートから始める
来場登録フォームに近いテンプレートは、申込フォームのテンプレート一覧から探せます。展示ブースや興味分野の選択肢は、自社のイベント内容に合わせて調整してください。
よくある質問
当日登録も受け付けたい場合はどうすればよいですか？
同じフォームを会場に設置したタブレットやQRコードから開けるようにしておけば、当日登録にも同じフォームを使えます。受付期間を開催日当日まで含めて設定しておきましょう。
来場者数が多い場合、回答の管理はどうすればよいですか？
回答一覧はCSVで出力できるため、来場者リストとしてそのまま集計や名刺管理システムへの取り込みに活用できます。
複数日開催の展示会にも対応できますか？
来場予定日を選択式の項目にしておけば、1つのフォームで複数日程の来場登録をまとめて管理できます。