申込期限が過ぎたイベント、集計に入りたいアンケート、定員に達した説明会など、フォームの回答受付を「ここで終わり」にしたい場面があります。URLを配ったままにしておくと、締め切り後にも回答が届いてしまい、集計のやり直しや個別のお断り連絡が必要になることもあります。
この記事では、Googleフォームで回答の受付を締め切る（停止する）手順と、締め切りの前後にやっておきたいことを解説します。Googleフォームの基本操作はGoogleフォームの作り方｜質問追加から共有までの手順を解説をご覧ください。
受付を締め切る手順
Googleフォームでは、回答タブにあるスイッチで受付を止めます。
- フォームの編集画面を開き、上部の「回答」タブを選ぶ。届いている回答の件数や概要が表示される画面です
- 「回答を受付中」のスイッチをオフにする。表示が「回答を受け付けていません」に切り替わります。この時点から、新しい回答は送信できなくなります
- 回答者へのメッセージを入力する。スイッチをオフにすると、締め切り後にフォームを開いた人に表示するメッセージを入力できます。空欄のままだと、受付を終了した旨の定型文だけが表示されます
- フォームのURLを開いて確認する。ログインしていない別のブラウザや、スマートフォンから実際にURLを開き、入力欄ではなくメッセージが表示されることを確かめておくと安心です
受付を止めても、フォームのURL・質問・届いた回答はそのまま残ります。回答の集計や、スプレッドシートでの分析は締め切り後も続けられます。
締め切り後のメッセージに書くとよいこと
メッセージ欄は空欄でも構いませんが、一言添えておくと、締め切り後に開いた人が次にどうすればよいか迷いません。
- 締め切った理由：「申込期限を過ぎたため」「定員に達したため」など
- 次の案内：次回の開催予定、キャンセル待ちの受付方法、別の申込窓口など
- 問い合わせ先：どうしても申し込みたい人のためのメールアドレスや電話番号
例文（イベント申込）
〇〇セミナーの申込は、定員に達したため締め切りました。たくさんのお申込ありがとうございました。次回の開催が決まりましたら、ホームページでお知らせします。お問い合わせは〇〇（メールアドレス）までお願いします。
例文（社内アンケート）
このアンケートの回答期限は〇月〇日で終了しました。ご協力ありがとうございました。結果は〇月の全体会議で共有します。
アンケート結果を後日報告する場合の文面は、アンケート結果報告書の書き方｜自治会・社内アンケートの例文つきも参考にしてください。
受付を再開したいとき
締め切ったあとに期限を延長する場合は、同じ「回答」タブでスイッチをもう一度オンにするだけで受付を再開できます。URLは変わらないため、配布し直す必要はありません。
ただし、再開すると締め切り後のメッセージは表示されなくなり、URLを知っている人は誰でも回答できる状態に戻ります。延長する場合は、新しい期限を案内文やメールで必ず伝えましょう。
締め切り前にやっておきたいこと
- 期限前に未回答の人へ声をかける：締め切りの数日前に一度案内を送ると、「出し忘れていた」という人の取りこぼしを減らせます。文面はフォームの回答がない相手へのリマインド・催促メールの書き方をご覧ください
- フォームの説明文に期限を書いておく：「〇月〇日（〇）17時締切」のように、日付だけでなく時刻まで書いておくと、締め切りの直前に送ろうとした人とのトラブルを防げます
- 締め切る担当者と時刻を決めておく：手動で止める方法なので、誰が・いつスイッチをオフにするかを決めておかないと、止め忘れが起きやすくなります
注意点
- 手動で操作する必要がある：この記事で紹介した方法は、作成者がスイッチを操作した時点で受付が止まります。深夜0時ちょうどに締め切りたい場合などは、その時刻に操作できる人が必要です。日時や件数で自動的に締め切る設定は、提供状況や画面が変わることがあるため、お使いの設定画面に該当する項目があるかを確認してください
- 締め切り直前に入力中だった人の回答は届かない：入力中にスイッチをオフにすると、その人が送信ボタンを押した時点で送信できなくなります。期限ちょうどではなく、少し余裕を持って止めるか、期限を過ぎた回答の扱いを事前に決めておくとよいでしょう
- 共同編集者にも操作できる：フォームの編集権限を持つ人なら誰でもスイッチを切り替えられます。複数人で管理している場合は、誤って再開しないよう共有しておきましょう
よくある質問
Q. 受付を締め切ると、届いていた回答は消えますか？ A. 消えません。受付を止めるのは「新しい回答の送信」だけで、それまでに届いた回答は回答タブやスプレッドシートでそのまま確認できます。
Q. 締め切ったあともフォームのURLを開くことはできますか？ A. 開くことはできますが、入力欄は表示されず、締め切りのメッセージが表示されます。URLを掲載しているWebページやSNSの投稿は、受付終了の旨に書き換えておくと親切です。
Q. 定員に達したら自動で締め切りたいのですが、どうすればよいですか？ A. 手動で止める場合は、回答タブで件数をこまめに確認し、定員に達した時点でスイッチをオフにします。定員ちょうどで確実に止めたい申込では、自動で受付を終了できる仕組みのあるツールを検討するのも一つの方法です。考え方は先着順受付フォームの作り方｜定員に達したら自動で受付を締め切る設定で解説しています。
RAKUFOで受付期間を設定する場合
RAKUFOでは、フォームの設定で受付の開始日時・終了日時を指定できます。終了日時を過ぎると自動的に受付が止まり、フォームを開いた人には「受付を終了しました」という案内が表示されます。開始日時より前に開いた場合は「受付開始前です」と表示されるため、事前にURLを告知しておく使い方もできます。設定手順は受付期間を設定するをご覧ください。
また、回答数の上限を設定すると、指定した件数に達した時点で受付を終了できます。日時で止める受付期間との違いは受付期間と回答数上限の違いは？で説明しています。締め切り後の案内文は定型の文面で、Googleフォームのように自由に書き換えることはできないため、次回の案内などはフォームを掲載しているページ側で伝えるとよいでしょう。