社内アンケートやイベントの申込フォームを、1人ではなくチームで作ったり管理したりしたい場面はよくあります。Googleフォームには「共同編集者」を追加する機能があり、同じフォームを複数人で編集できます。
この記事では、共同編集者の追加手順と、チームでGoogleフォームを使うときに起きやすいトラブル、その防ぎ方を解説します。
共同編集者を追加するとできること
共同編集者として追加された人は、フォームの作成者とほぼ同じ操作ができるようになります。
- 質問の追加・修正・並べ替え
- 回答の確認（「回答」タブの集計や個別の回答）
- 回答受付の停止・再開などの設定変更
便利な反面、「見るだけ」の権限は用意されていない点に注意が必要です。共同編集者は回答の削除や設定の変更もできるため、追加する相手は必要な人に絞りましょう。
共同編集者を追加する手順
- 編集したいフォームを開く 回答者に送るURLではなく、自分のGoogleドライブやフォームの一覧から編集画面を開きます。
- 画面右上のメニュー（︙）から「共同編集者を追加」を選ぶ 画面のデザインは時期によって変わることがあるため、見当たらない場合は右上の共有に関するボタンやメニューを確認してください。
- 追加したい人のメールアドレスを入力する Googleアカウントのメールアドレスを入力します。複数人をまとめて追加することもできます。
- 送信して完了 相手には通知が届き、フォームを開けるようになります。追加後は同時に編集しても内容は自動で保存されます。
共同編集者を外したいときも、同じ画面から相手を削除できます。担当の異動や退職があったときは、忘れずに見直しましょう。
チームで使うときに起きやすいトラブルと防ぎ方
編集用リンクを回答者に送ってしまう
もっとも多いのが、ブラウザのアドレスバーに表示されている編集画面のURLを、回答用のURLと取り違えて送ってしまうミスです。編集用のURLには「edit」という文字が含まれています。回答者に送るのは、「送信」や「公開」の画面から取得したリンクにしましょう。編集用リンクを受け取った人は、権限がなければフォームを開けないため、「フォームが開けない」という問い合わせの原因にもなります。
連携しているスプレッドシートが見られない
回答をスプレッドシートに連携している場合、スプレッドシートはフォームとは別のファイルです。フォームの共同編集者になっても、スプレッドシートの共有設定は別に確認が必要です。集計担当の人には、スプレッドシート側の共有も行いましょう（集計方法はGoogleフォームの回答をスプレッドシートで集計する方法で解説しています）。
誰が何を変えたか分からなくなる
複数人で編集していると、「選択肢がいつの間にか変わっていた」ということが起こりがちです。回答受付中に質問を変えると、変更前と変更後で回答の意味がずれてしまうこともあります。次のようなルールを決めておくと安心です。
- 回答受付を始めたら、質問の変更は担当者1人を通して行う
- 大きく変える場合は、フォームを分けるか、変更日時をメモしておく
組織の設定で外部の人を追加できない
会社や学校のGoogleアカウントでは、管理者の設定によって組織外の人を共同編集者にできない場合があります。追加できないときは、組織の管理者に確認してください。
共同編集者を追加しなくてよいケース
「回答が届いたことを知りたいだけ」「集計結果を見たいだけ」という人まで共同編集者にすると、権限を持つ人が増えて誤操作のリスクが上がります。
- 回答の通知だけ受け取りたい人 → メール通知の仕組みを使う（Googleフォームの回答通知・送信履歴を確認する方法）
- 集計結果だけ見たい人 → スプレッドシートを閲覧のみで共有する、または集計結果をまとめて共有する
編集する人と見るだけの人を分けて考えるのが、トラブルを減らすコツです。
RAKUFOでチームの回答対応を進める場合
RAKUFOには、Googleフォームの共同編集者のように1つのフォームを複数のアカウントで編集する機能はありません。そのかわり、回答対応をチームで進めやすい仕組みがあります。
- 通知先メールアドレスを最大5件まで設定でき、担当者それぞれに回答の到着を知らせられます
- 回答詳細で対応状況（未対応・対応中・対応済み・保留）や社内メモを残せるため、二重対応を防ぎやすくなります
- 回答一覧はCSVで出力して、集計担当の人に渡すこともできます
「フォームを作る人は1人、回答に対応する人は複数」という体制なら、こうした仕組みで十分なことも多いです。複数人での運用ルールについては複数の担当者でフォーム回答を分担・共有する運用のコツもあわせてご覧ください。
よくある質問
共同編集者を追加したことは相手に通知されますか？
通常、追加した相手には通知メールが届きます。相手が気づかない場合は、編集画面のURLを直接伝えると開きやすくなります（相手が権限を持っていれば開けます）。
共同編集者は回答者の回答を削除できますか？
はい。共同編集者は回答の確認だけでなく削除もできます。大切な回答は、スプレッドシートやCSVなど別の場所にも残しておくと安心です。
回答者に共同編集者の名前やメールアドレスは表示されますか？
回答用のフォーム画面に、共同編集者の情報が表示されることは通常ありません。ただし、フォームの説明文や自動返信の文面に担当者の名前を書いている場合は、その内容がそのまま表示されます。