アンケートフォームを作り込んでも、URLを送るときの依頼文がそっけないと、開いてもらえないまま終わってしまうことがあります。この記事では、アンケートへの協力をお願いするメールや案内文に入れるべき要素と、場面別の例文を紹介します。
フォーム自体の設計で回答率を上げる工夫はアンケートフォームで回答率を上げる工夫、締切前に未回答の人へ送るメールはリマインド・催促メールの書き方で解説しています。この記事は、その間にある「最初にお願いする文面」を扱います。
依頼文に入れたい6つの要素
- 誰からのお願いか：差出人の名前・部署・団体名。知らない差出人からのメールは開かれにくくなります
- 何のためのアンケートか：「来年度の行事の参考にするため」など、結果の使い道を一言で
- 所要時間の目安：「約3分」「全8問」など。実際に自分で答えて測った時間を書きます
- 回答の締切：日付と曜日まで書くと、読み違いが減ります
- 匿名か記名か・回答の扱い：個人が特定されるか、誰が結果を見るか、何に使わないか
- 回答用のURL（またはQRコード）と問い合わせ先：URLは本文の目立つ位置に1つだけ置きます
書き方のコツ
- 件名で用件が分かるようにする：「【ご協力のお願い】〇〇アンケート（10/15締切）」のように、内容と締切を入れます
- URLまでの文章を短くする：前置きが長いと、URLにたどり着く前に読むのをやめてしまいます。要点を先に、詳しい説明は後ろに回しましょう
- 「お願い」の理由を相手の目線で書く：「皆さまの声を〇〇の改善に反映します」など、答えることで何が変わるかを伝えます
- スマホで読まれる前提で書く：1文を短くし、箇条書きを使うと読みやすくなります
- 結果をどう共有するかを添える：「結果は〇月の会報でお知らせします」と書くと、協力する意味が伝わりやすくなります
例文1：社内アンケート
件名：【ご協力のお願い】働き方に関する社内アンケート（10月15日（水）締切）
総務部の〇〇です。 来年度の勤務制度の見直しにあたり、皆さんの意見を伺うアンケートを実施します。
・所要時間：約3分（全8問） ・締切：10月15日（水）17:00 ・回答は匿名で集計し、個人が特定される形で共有することはありません
▼回答はこちら （URL）
集計結果は11月の全体会議で共有します。ご協力をお願いします。
例文2：お客さま向けアンケート
件名：ご利用ありがとうございました｜サービス向上のためのアンケートのお願い
〇〇様 このたびは〇〇をご利用いただき、ありがとうございました。 より良いサービスづくりのため、ご感想をお聞かせいただけないでしょうか。
・所要時間：約2分 ・回答期限：10月20日（月）
▼アンケートに答える （URL）
いただいた内容は、サービス改善の目的にのみ使用します。 ご不明な点は〇〇（問い合わせ先）までご連絡ください。
例文3：自治会・PTAなど地域向けの案内文（紙の配布物やLINEでの告知）
〇〇自治会よりアンケートのお願い
来年度の夏祭りの開催方法について、皆さまのご意見をお聞かせください。 スマートフォンで下のQRコードを読み取ると、約3分で回答できます。
回答期限：10月31日（金） ※スマートフォンをお持ちでない方は、回覧板に同封の用紙でもご回答いただけます。
結果は12月の回覧でお知らせします。
紙の案内にはQRコードを載せると、URLを手で打たずに済みます。スマートフォンを使わない人向けに、紙などの別の手段も用意しておくと、回答が偏りにくくなります。
RAKUFOで作ったフォームを案内するときは
RAKUFOでは、フォームを公開すると回答用のURLが発行されます。フォーム冒頭の説明文にも、依頼文と同じく「目的・所要時間・締切」を書いておくと、URLだけを転送された人にも意図が伝わります。締切を過ぎた回答を防ぎたい場合は、受付期間の設定とあわせて使うと安心です。
よくある質問
Q. 依頼文はどのくらいの長さがよいですか？ A. スマートフォンの画面で、スクロールせずに回答用URLまでたどり着ける程度が目安です。詳しい説明が必要な場合は、URLの後ろやフォームの冒頭に書きましょう。
Q. 謝礼やプレゼントは書いたほうがいいですか？ A. 用意している場合は明記すると回答の後押しになります。ただし、謝礼目当ての回答が増えて内容の質が下がることもあるため、目的に合わせて判断してください。抽選にする場合は、当選の連絡方法と時期も書いておきます。
Q. 同じ依頼文を何度も送ってもよいですか？ A. 2回目以降は、締切が近いことを伝える催促の文面に変えるのがおすすめです。「すでにご回答いただいた方はご放念ください」と添えると、回答済みの人への配慮になります。