カヌー・SUPなどのアウトドア体験、陶芸やそば打ちなどのものづくり体験、農業体験、ガイド付きの街歩きツアー――小規模な体験・ツアー事業者では、予約をメールやSNSのメッセージで受けているところも多いのではないでしょうか。ただ、やり取りの中で参加者の年齢や体格、集合時間の確認が抜けると、当日になって「参加条件を満たしていなかった」「集合場所を間違えた」といったトラブルにつながります。
Webフォームで予約を受け付ければ、参加に必要な情報を一度にそろえてもらえ、回答一覧で開催日ごとの参加者を確認できます。この記事では、ツアー・体験アクティビティ向けの予約フォームの作り方を、項目例とあわせて紹介します。
宿泊予約やスクールの体験申込との違い
体験・ツアーの予約には、ほかの予約フォームにはない確認事項があります。
- 参加者一人ひとりの条件確認：年齢制限、身長・体重、泳げるかどうかなど、安全のために参加者ごとの情報が必要になることがある
- 開催枠（日時・コース）の指定：午前・午後の部、所要時間の異なるコースなど、同じ日でも複数の枠がある
- 集合場所・持ち物の案内：現地集合のため、事前の案内が不十分だと当日の遅刻や忘れ物につながる
- 天候・催行人数による中止：雨天や強風、最少催行人数に届かない場合の扱いを事前に伝えておく必要がある
継続的な入会につなげる習い事の体験レッスンとは目的が異なるため、スクール向けの項目はスクール・教室の無料体験レッスン申込フォームの作り方を参考にしてください。
予約フォームの項目例
代表者の情報
- 代表者のお名前（姓・名）
- 電話番号（当日連絡がつく携帯電話）
- メールアドレス（予約受付メールの送付先）
予約内容
- 参加希望のコース・プラン（ラジオボタン）
- 参加希望日と時間帯（午前の部／午後の部 など）
- 第2希望日（任意。枠が埋まっていた場合の調整がスムーズになります）
- 参加人数（大人・子ども（小学生）・未就学児を分けて聞くと料金計算がしやすい）
参加条件の確認
- 参加者全員の年齢（または「参加者に◯歳未満の方は含まれますか？」のような確認）
- 身長・体重（ウェットスーツや装備のサイズ合わせが必要な場合）
- 泳げるかどうか、持病や体調面で伝えておきたいこと（任意・自由記述）
- 参加条件への同意（「参加条件を確認しました」のチェック）
その他
- レンタル品の希望（ウェア、シューズ、手袋 など。チェックボックスで複数選択）
- 交通手段（車の場合は駐車台数の把握に使える）
- このツアーを知ったきっかけ
- ご要望・ご質問（自由記述）
参加者ごとの身長・体重など、細かな情報が必要な項目は、「参加者1」「参加者2」…と分けて並べるよりも、自由記述で「参加者全員の年齢と身長をご記入ください」とまとめて書いてもらうほうが、人数が変わっても対応しやすくなります。体調面など任意で答えてもらう内容は、必要以上に詳しく聞かないようにしましょう。
コースによって聞く内容が大きく変わる場合は、条件分岐で質問を出し分けると回答者の負担を減らせます（フォームの条件分岐で回答を出し分ける方法）。
予約トラブルを防ぐための工夫
定員に達した枠を締め切る
開催枠ごとに定員がある場合、フォームで受け付けた時点では「仮予約」とし、空きを確認したうえで確定メールを送る運用にすると、定員超過を防げます。1回のツアーごとにフォームを分けて先着順で締め切る方法は予約・受付フォームの作り方（期間・人数制限つき）、重複予約を防ぐ考え方は予約フォームのダブルブッキング（重複予約）を防ぐ設計のコツで解説しています。
中止基準とキャンセル規定を先に見せる
体験・ツアーで問い合わせが多いのが「雨でも開催しますか？」という質問です。
- 天候による中止の判断基準と、中止を連絡するタイミング（前日◯時までに連絡 など）
- 最少催行人数に届かなかった場合の扱い
- お客様都合のキャンセル料がかかる時期
これらをフォームの冒頭や送信ボタンの前に明記し、確認のチェックをもらっておくと、当日のトラブルを減らせます。書き方は予約フォームのキャンセルポリシー（キャンセル規定）の書き方を参考にしてください。
前日に集合場所と持ち物を再案内する
集合場所・集合時間・持ち物・駐車場の案内は、予約時の自動返信メールに加えて、前日や数日前にもう一度送ると、遅刻や忘れ物を減らせます（予約・イベントのリマインドメールの送り方）。
RAKUFOで作る場合のポイント
- 名前項目で姓・名を分けて受け付け、電話番号・メールアドレスは入力形式チェックで入力ミスを防げます
- コースや時間帯はラジオボタン、レンタル品はチェックボックスで選んでもらうと、開催日ごとの集計が楽になります
- 集合場所の地図やコースの写真は、画像ブロックでフォーム内に表示できます（フォームに画像を挿入して分かりやすくする方法）
- 自動返信メールで受付内容を回答者に送り、事業者側には通知メールで新しい予約を知らせられます
- 回答一覧やCSV出力で、開催日ごとの参加者名簿を作れます
向かないケース
フォームは空き枠をリアルタイムに表示して、予約をその場で自動確定する仕組みではありません。毎日多数の開催枠があり、予約の即時確定やオンライン決済まで一括で行いたい場合は、在庫連動型の予約システムのほうが向いています。一方、開催枠が限られていて、参加条件の確認や個別のやり取りが必要な小規模事業者であれば、フォームで受け付けて確定連絡を返す運用でも十分に回せます。
よくある質問
Q. 参加料金をフォームで事前に支払ってもらえますか？ A. 事前決済まで行う場合は、予約フォームとは別に支払い方法を案内するか、決済に対応したサービスとの併用を検討してください。まずは「当日現地払い」を前提にフォームで受け付け、確定メールで料金と支払い方法を案内する形が始めやすいです。
Q. 団体・グループでの予約はどう受け付ければよいですか？ A. 「団体での申込（◯名以上）」の選択肢を用意し、団体の場合は団体名・担当者名と人数、希望日程を自由記述で書いてもらう形が実務的です。人数が多い団体は日程や料金を個別に調整することが多いため、フォームは「相談受付」として位置付けると運用しやすくなります。
Q. 外国人観光客からの予約にも対応できますか？ A. 日本語のフォームとは別に英語版のフォームを用意しておくと、案内しやすくなります。作り方の考え方はフォームの多言語対応の作り方と注意点をご覧ください。