個人経営のキャンプ場や小規模なグランピング施設では、予約を電話やSNSのメッセージで受けているところも少なくありません。ただ、繁忙期には問い合わせが集中し、人数や車の台数、レンタル品の聞き漏れが起きがちです。
Webフォームで予約を受け付ければ、必要な情報を一度にそろえてもらえ、回答一覧で予約状況をまとめて確認できます。この記事では、キャンプ場・グランピング施設向けの予約フォームの作り方を、項目例とあわせて紹介します。
ホテルの予約フォームとの違い
宿泊予約という点ではホテル・旅館と共通しますが、キャンプ場ならではの確認事項があります。
- サイトの種類：オートサイト・フリーサイト・コテージ・グランピングテントなど、区画の種類ごとに料金や設備が異なる
- 車両台数・車種：オートサイトでは乗り入れ台数やサイズの確認が必要
- レンタル品・薪や食材の手配：手ぶらプランやBBQセットなど、事前準備が必要なもの
- 天候によるキャンセル：雨天・荒天時の扱いを事前に伝えておかないとトラブルになりやすい
ホテル・旅館向けの一般的な考え方はホテル・旅館の宿泊予約フォームの作り方も参考にしてください。
予約フォームの項目例
基本情報
- 代表者のお名前（姓・名）
- 電話番号（当日連絡がつくもの）
- メールアドレス（予約受付メールの送付先）
利用内容
- 利用区分（宿泊／デイキャンプ）
- 利用日（チェックイン日）と泊数
- サイトの種類（オートサイト／フリーサイト／コテージ／グランピングテント など）
- 人数（大人・小学生・未就学児を分けて聞くと料金計算がしやすい）
- 車両台数と車種（オートサイトの場合。キャンピングカー・トレーラーの可否がある場合は明記）
- ペット同伴の有無（ペット可のサイトがある場合）
オプション・その他
- レンタル品（テント、タープ、寝袋、BBQグリル など。チェックボックスで複数選択）
- 薪・炭・食材セットの事前注文
- 到着予定時刻
- 初めての利用かどうか（設営サポートや案内の要否の判断に使える）
- ご要望・ご質問（自由記述）
「宿泊」と「デイキャンプ」で聞く内容が変わる場合は、条件分岐で質問を出し分けると、回答者が関係ない項目を読まずに済みます（フォームの条件分岐で回答を出し分ける方法）。
予約トラブルを防ぐための工夫
サイトの空き状況との二重予約に注意
フォームで受け付けた時点では「仮予約」とし、空き状況を確認してから予約確定の連絡をする運用にすると、同じ区画に予約が重なるのを防げます。フォームの自動返信メールには「このメールは受付の確認です。予約確定のご連絡を改めてお送りします」と明記しておきましょう。考え方は予約フォームのダブルブッキング（重複予約）を防ぐ設計のコツで詳しく解説しています。
雨天・荒天時のキャンセル規定を先に見せる
キャンプ場で特に問い合わせが多いのが、天候を理由にしたキャンセルです。
- 何日前から料金がかかるか
- 警報発令時など、施設側の判断で中止する場合の扱い
- 日程変更に応じられるかどうか
これらをフォームの冒頭や送信ボタンの前に書き、「確認しました」のチェックをもらっておくと、当日のトラブルを減らせます。書き方は予約フォームのキャンセルポリシー（キャンセル規定）の書き方を参考にしてください。
前日のリマインドで無断キャンセルを減らす
利用日の数日前に、チェックイン時間・持ち物・アクセス方法を案内するメールを送ると、無断キャンセルの防止と当日の問い合わせ削減につながります（予約・イベントのリマインドメールの送り方）。
RAKUFOで作る場合のポイント
- 名前項目で姓・名を分けて受け付け、電話番号・メールアドレスは入力形式チェックで入力ミスを防げます
- サイトの種類やレンタル品は、ラジオボタン・チェックボックスで選んでもらうと集計が楽になります
- 自動返信メールで受付内容を回答者に送り、施設側には通知メールで新しい予約を知らせられます
- 回答一覧やCSV出力で、日付ごとの予約状況を確認・管理できます
向かないケース
フォームは空き状況をリアルタイムに表示して自動で予約を確定する仕組みではありません。区画数が多く、毎日多数の予約を即時確定したい施設では、在庫連動型の予約システムのほうが向いています。一方、区画数が限られた施設や、予約ごとに確認のやり取りが必要な施設では、フォームで受け付けて確定連絡を返す運用でも十分に回せます。
よくある質問
Q. 予約金や利用料の事前決済もフォームで受け付けられますか？ A. 決済まで行う場合は、予約フォームとは別に支払い方法の案内を用意するか、決済に対応したサービスとの併用を検討してください。まずは「現地払い」を前提にフォームで受け付け、確定メールで支払い方法を案内する形が始めやすいです。
Q. 1枚のフォームで複数の区画を予約してもらえますか？ A. グループ利用で複数区画が必要な場合は、「利用する区画数」を聞く項目を用意し、詳細は自由記述で書いてもらうとスムーズです。区画ごとの人数まで細かく知りたい場合は、区画ごとに申し込んでもらう運用も検討しましょう。
Q. 繁忙期だけ受付を止めたいときは？ A. 受付期間を設定したり、受付を一時停止したりすることで対応できます。先着順で締め切る方法は予約・受付フォームの作り方（期間・人数制限つき）をご覧ください。