応募書類や写真、申込書のPDFなどをフォームで受け取りたいとき、Googleフォームでは 「ファイルのアップロード」 という質問形式を使います。手軽に使える一方で、回答者側にも作成者側にも知っておきたい条件があります。この記事では、設定手順と注意点を紹介します。
設定手順
- Googleフォームの編集画面で、質問を追加します。
- 質問の形式を選ぶプルダウンから 「ファイルのアップロード」 を選びます。
- 初めて使うときは、ファイルの保存先やログインについての案内が表示されるので、内容を確認して進めます。
- 必要に応じて、次の項目を設定します。
- 特定のファイル形式のみ許可：PDF・画像・動画など、受け付ける種類を絞り込めます。
- ファイルの最大数：1つの質問で受け付けるファイルの数です。
- 最大ファイルサイズ：1ファイルあたりの上限です。
設定できる値の選択肢は、Googleフォームの画面で確認してください。表記や選択肢は更新によって変わることがあります。
回答者にGoogleアカウントでのログインが必要になる
ファイルのアップロード項目を入れると、回答者はGoogleアカウントにログインしないと回答できなくなります。ここが最も注意したい点です。
- Googleアカウントを持っていない人は、そのフォームに回答できません。
- 社外のお客様や、地域・保護者向けのフォームでは、ログインの手間で回答をあきらめる人が出る可能性があります。
- 匿名で回答してもらいたいアンケートとは相性がよくありません。
社内や、Googleアカウントを持っていることが前提のメンバー向けに使うのが向いています。
アップロードされたファイルの保存先
アップロードされたファイルは、フォーム作成者のGoogleドライブに保存されます。通常はフォーム名のフォルダが作られ、その中に質問ごとのフォルダができる形です。
- 保存されたファイルは、作成者のドライブの容量を使います。動画や高画質の写真を多く集めると、容量を圧迫することがあります。
- 回答一覧や連携したスプレッドシートには、ファイルそのものではなくドライブ上のファイルへのリンクが表示されます。
- ファイルの共有範囲はドライブ側の設定に従います。個人情報を含む書類を集める場合は、フォルダを誰と共有しているかを定期的に確認しましょう。
案内文の書き方のコツ
ファイル提出でつまずく回答者は少なくありません。質問の説明欄に、次のような内容を書いておくとスムーズです。
- 提出してほしいファイルの種類（例：「住民票の写しをPDFまたは写真で」）
- ファイルサイズが大きいときの対処（例：「スマホの写真が送れない場合は、画質を下げて撮り直してください」）
- ログインが必要なこと（例：「Googleアカウントでのログインが必要です」）
よくある質問
ログインなしでファイルを受け取る方法はありますか？
Googleフォームのファイルのアップロード項目では、ログインが必要です。ログインなしで受け取りたい場合は、ログイン不要でファイル添付ができる別のフォーム作成サービスを使う方法があります。
回答者がファイルを差し替えたいと言ってきました
送信後の回答を直せるようにする設定はGoogleフォームで送信後に回答を編集できるようにする方法で紹介しています。編集を許可していない場合は、もう一度回答してもらい、古い回答を集計から外す対応になります。
集まったファイルをまとめてダウンロードできますか？
Googleドライブ上のフォルダを選んでダウンロードすると、まとめて取得できます。ファイル数が多い場合は時間がかかることがあります。
RAKUFOの場合
RAKUFOのファイル添付項目は、回答者にログインを求めません。Googleアカウントを持っていないお客様からも、写真や書類を受け取れます。受け付ける拡張子やファイルサイズの上限は項目ごとに設定でき、サイズの上限はご利用のプランの上限が優先されます。詳しくはファイル添付欄で受け付ける拡張子・ファイルサイズを制限する方法をご覧ください。