「ちゃんと送信できたか不安」「何を書いたか後で見返したい」——申込やアンケートに答えた人から、こうした問い合わせを受けたことはありませんか。Googleフォームには、送信した内容の控えを回答者のメールアドレスに届ける「回答のコピー」の設定があります。この記事では、その設定手順と、事前に知っておきたい注意点を解説します。
※Googleフォームの画面表記や設定項目の名前は、アップデートで変わることがあります。見当たらない場合は、近い名前の項目を探してください。
回答のコピーを送るための前提：メールアドレスの収集
回答のコピーは回答者のメールアドレス宛てに送られるため、まずフォームでメールアドレスを集める設定が必要です。
- フォームの編集画面で「設定」タブを開く
- 「回答」の項目を開き、「メールアドレスを収集する」を選ぶ
- 収集方法を選ぶ
- 確認済み：回答者がログインしているGoogleアカウントのメールアドレスが自動で記録されます。回答者はGoogleアカウントへのログインが必要です
- 回答者からの入力：回答者がメールアドレスを自分で入力します。ログインは不要ですが、打ち間違えるとコピーが届きません
社外の人やGoogleアカウントを持っていない人も答えるフォームなら「回答者からの入力」、社内など全員がGoogleアカウントを使っている環境なら「確認済み」が向いています。
「回答のコピーを回答者に送信」を設定する
メールアドレスの収集をオンにすると、同じ「回答」の設定内に「回答のコピーを回答者に送信」という項目が表示されます。選択肢は次の3つです。
| 設定 | 動き |
|---|---|
| オフ | コピーは送られない |
| リクエストされた場合 | 回答者がフォーム上で「コピーを受け取る」を選んだときだけ送られる |
| 常に表示（常に送信） | 送信した全員にコピーが送られる |
申込や予約など、控えがないと回答者が困る用途なら「常に送信」、気軽なアンケートなら「リクエストされた場合」にしておくと、不要なメールを減らせます。
設定したら、公開前に自分で一度回答し、コピーのメールが届くか・迷惑メールフォルダに入っていないかを確認しておきましょう。
回答のコピーでできないこと
Googleフォームの回答のコピーは、回答した内容をそのまま一覧にしたメールです。便利な一方、次のようなことはできません。
- 本文を自由に書き換える：「3営業日以内にご連絡します」「当日の持ち物」などの案内文を添えることはできません
- 差出人名や件名を整える：自社名義のお礼メールとして見せるのには向きません
- 回答内容によって文面を変える：参加・不参加で案内を分けるといった使い方はできません
「控えを届ける」だけでなく「お礼と次の案内を伝える」ことまで必要な場合は、Google Apps Scriptで独自のメールを送る方法もありますが、設定と保守には一定の知識が必要です。
活用例
- イベント・セミナーの申込：申込内容の控えを送り、回答者が日時を見返せるようにする
- 社内の各種申請：誰がいつ何を申請したか、申請者自身が確認できる
- 提出物の受付：「提出済みかどうか分からない」という問い合わせを減らす
RAKUFOの場合：自動返信メールで控えと案内をまとめて送る
RAKUFOでは、フォームに「メールアドレス」項目を置き、自動返信メールをオンにすると、回答者へ送信完了のメールを自動で送れます。件名や本文は自由に書けるので、お礼や今後の流れ、問い合わせ先などを添えられます。有料プランでは、自動返信メールの本文に回答内容を含める設定も使えます。文面の組み立て方はフォームの自動返信メールで書くべき内容を参考にしてください。
よくある質問
Q. 回答のコピーが届かないと言われました。何を確認すればいいですか？ A. まず迷惑メールフォルダを確認してもらいましょう。「回答者からの入力」で集めている場合は、メールアドレスの打ち間違いも考えられます。「リクエストされた場合」の設定では、回答者がコピーの受け取りを選ばないと送られない点も確認してください。
Q. ログインせずに答えてもらいつつ、コピーも送れますか？ A. メールアドレスの収集方法を「回答者からの入力」にすれば、ログインなしで回答とコピーの送信ができます。「確認済み」にすると、回答者はGoogleアカウントでのログインが必要になります。
Q. すでに回答した人に、後からコピーを送れますか？ A. 設定を変えても、過去の回答にさかのぼってコピーが送られることはありません。必要なら、フォーム作成者が回答内容を確認して個別に連絡しましょう。