この記事では、フォームに回答が届いたときの 管理者通知 と、回答者へ送る 自動返信メール の設定方法を説明します。
通知設定を整えておくと、回答の見落としを防ぎ、回答者にも送信完了を分かりやすく伝えられます。
管理者への通知とは
管理者への通知を有効にすると、フォームに新しい回答が届いたとき、指定したメールアドレスへ通知メールが送られます。
たとえば、次のような用途に使えます。
- お問い合わせが届いたら担当者へ知らせる
- 申込フォームの送信を事務局へ知らせる
- 資料請求が届いたら営業担当へ知らせる
管理者通知の設定手順
- フォーム一覧 から対象フォームを開きます
- フォーム編集画面の 設定 タブを開きます
- 通知 または 管理者への通知 の項目を探します
- 通知を有効にします
- 通知先メールアドレスを入力します
- 設定を保存します
複数人で確認したい場合は、画面の案内に従って複数の宛先を設定してください。
自動返信メールとは
自動返信メールは、フォームを送信した回答者へ自動で送るメールです。
送信控えとして使えるため、回答者に安心感を与えられます。
自動返信メールを使うには、フォーム内にメールアドレス入力欄が必要です。回答者が入力したメールアドレスを宛先として使います。
自動返信メールの設定手順
- フォーム編集画面の 設定 タブを開きます
- 回答者への自動返信 の項目を探します
- 自動返信を有効にします
- 宛先に使うメールアドレス項目を選びます
- 件名と本文を入力します
- 設定を保存します
自動返信メールに書くとよい内容
自動返信メールには、次の内容を入れておくと分かりやすくなります。
- 送信へのお礼
- 受け付けた内容の概要
- 返信までの目安
- 問い合わせ先や注意事項
例:
お問い合わせありがとうございます。 内容を確認のうえ、通常2営業日以内にご返信いたします。
テスト送信で確認する
設定後は、公開前に必ずテスト送信してください。
確認するポイントは次のとおりです。
- 管理者通知が正しい宛先に届くか
- 自動返信メールが回答者のメールアドレスに届くか
- 件名や本文に誤字がないか
- 迷惑メールフォルダに入っていないか
メールが届かないとき
通知メールや自動返信メールが届かない場合は、次を確認してください。
- 通知設定が有効になっているか
- 宛先メールアドレスに誤りがないか
- 自動返信の宛先に使うメールアドレス項目が設定されているか
- 迷惑メールフォルダやプロモーションタブに入っていないか
- 会社メールの場合、受信フィルタで止まっていないか
まとめ
管理者通知は回答の見落とし防止に、自動返信メールは回答者への安心感づくりに役立ちます。
フォームを公開する前に、通知設定とテスト送信まで確認しておくと運用がスムーズです。