社内懇親会や部署の飲み会、歓迎会の幹事になると、まず悩むのが「出欠確認のメールをどう書くか」です。必要な情報が抜けていると問い合わせが増え、返信の形式がバラバラだと集計に時間がかかります。
この記事では、出欠確認メールに入れておきたい項目と例文、返信を集計しやすくするコツを幹事目線でまとめます。
出欠確認メールに入れておきたい項目
最低限、次の項目がそろっていれば「結局いつ？いくら？」という問い合わせをかなり減らせます。
- 件名：「【出欠確認】〇月〇日 〇〇部 懇親会のご案内（〇日締切）」のように、用件と締切を件名で伝える
- 開催の目的：「上期おつかれさま会」「新メンバー歓迎」など。一言あるだけで参加しやすくなります
- 日時：開始時刻だけでなく、終了予定時刻も書くと予定を立てやすくなります
- 会場：店名・住所・地図のURL。最寄り駅からの所要時間もあると親切です
- 会費：金額と支払い方法（当日現金、事前集金など）。会社補助がある場合はその旨も
- 回答方法と締切：「〇月〇日（〇）までに、下記フォームからご回答ください」
- 確認したいこと：食物アレルギー・苦手な食べ物、二次会の参加希望など
- 幹事の名前と連絡先：不明点の問い合わせ先
例文①：社内懇親会の案内（フォームで回答してもらう場合）
件名：【出欠確認】10月23日（金）営業部 懇親会のご案内（10月16日締切）
営業部の皆さま
おつかれさまです。幹事の〇〇です。 上期の締めくくりとして、下記のとおり懇親会を開催します。 お忙しいところ恐縮ですが、出欠のご回答をお願いいたします。
■日時：10月23日（金）19:00〜21:00 ■会場：〇〇（〇〇駅 徒歩3分）地図：https://〜 ■会費：4,000円（当日現金でお支払いください）
■回答方法：下記フォームから、10月16日（金）までにご回答ください。 https://〜（所要時間1分程度） ※食物アレルギーがある方は、フォームの記入欄にご記入ください。
ご不明な点は〇〇（内線〇〇）までお願いします。
ポイントは、メール本文には案内を、回答はフォームにと役割を分けることです。返信をメールで受け付けると「参加します」「行けたら行きます」「〇〇さんと一緒に参加」など表現が揃わず、集計のたびに読み解く必要が出てきます。
例文②：少人数の飲み会（メールの返信で受け付ける場合）
10人以下の飲み会なら、メールの返信で受け付けても十分回ります。その場合は、返信の形を指定しておくと集計がぐっと楽になります。
件名：【出欠確認】11月6日（金）チーム飲み会（10月30日締切）
〇〇チームの皆さま
来月の飲み会の日程が決まりました。 日時：11月6日（金）19:00〜／場所：〇〇（〇〇駅すぐ）／会費：3,500円
恐れ入りますが、10月30日（金）までに、このメールに次の形で返信してください。 出欠：参加／不参加 アレルギー・苦手なもの：
よろしくお願いします。
参加・不参加を返信するときの例文
案内を受け取る側として返信する場合は、短く用件だけで問題ありません。
参加する場合
〇〇さん ご案内ありがとうございます。懇親会、参加させていただきます。 幹事ありがとうございます。当日楽しみにしています。
不参加の場合
〇〇さん ご案内ありがとうございます。 あいにく当日は〇〇のため、今回は欠席させていただきます。 せっかくお声がけいただいたのに申し訳ありません。皆さまによろしくお伝えください。
不参加の理由は詳しく書く必要はなく、「私用のため」「先約があり」程度で十分です。
返信を集計しやすくするコツ
- 回答の選択肢を決めておく — 「参加／不参加」の2択にするか、「未定」を入れるかを先に決めます。未定を許すと人数が最後まで確定しにくいので、未定を入れる場合は「〇日までに確定してください」と添えると安心です。
- 締切は開催日の1週間前を目安に — お店への人数連絡や予約変更の期限から逆算して決めます。
- フォームなら回答が一覧になる — 名前・出欠・アレルギーを項目として用意しておけば、回答が表の形でそろいます。お店への人数連絡もそのまま行えます。
- 締切前に一度だけリマインド — 未回答の人には、締切の2〜3日前に短いメールで声をかけます。文面は「フォームの回答がない相手へのリマインド・催促メールの書き方」が参考になります。
注意したい点
- 全員に返信（Reply All）させない：大人数宛てのメールで返信を受け付けると、全員返信でメールが飛び交うことがあります。フォームを使うか、「幹事宛てにのみご返信ください」と明記しましょう。
- アレルギー情報の扱い：健康にかかわる情報なので、お店に伝える目的以外には使わず、会が終わったら不要になった回答は整理しておくと安心です。
- 参加の強制に聞こえない書き方に：「全員参加」などの表現は避け、「ご都合のつく方はぜひ」くらいのトーンが無難です。
よくある質問
Q. 出欠確認はメールとフォーム、どちらがよいですか？
10人程度までならメールの返信でも管理できます。それ以上の人数や、アレルギー・二次会希望など複数の情報を聞きたい場合は、フォームで回答してもらうほうが集計の手間が少なくなります。作り方は「飲み会・学校行事の出欠表テンプレート｜出欠確認フォームの作り方」で解説しています。
Q. 締切を過ぎても返事がない人はどうすればよいですか？
締切当日か翌日に、個別に短く声をかけるのが確実です。全体宛てに何度も催促メールを送ると、回答済みの人にとってはノイズになるため避けましょう。
Q. 開催日や会場が変わったときはどうしますか？
件名に「【変更】」と入れて、変更点を冒頭に書いたメールを送り直します。日程が変わった場合は出欠も変わる可能性があるため、改めて回答をお願いしましょう。
RAKUFOで出欠確認フォームを用意する
RAKUFOでは、名前・出欠・アレルギーなどの項目を並べた出欠確認フォームを作り、URLをメールに貼るだけで回答を集められます。回答は一覧で確認でき、CSVで書き出してお店への人数連絡に使えます。締切日時を過ぎたら自動で受付を止める受付期間の設定や、回答者への自動返信メールも利用できるので、「ちゃんと回答できたかな？」という問い合わせも減らせます。