賃貸・売買を問わず、物件の内覧予約を電話や店頭だけで受け付けていると、営業時間外の問い合わせを取りこぼしたり、担当者間で日程調整の連絡が行き来したりして手間がかかります。内覧予約フォームを用意しておけば、来店前の情報収集と日程調整を同時に済ませることができます。
内覧予約フォームに入れておきたい項目
- 希望物件（物件名・部屋番号、またはポータルサイトの掲載URL）
- 内覧希望日時（第1〜第3希望まで聞くと調整がスムーズです）
- 来店予定人数
- 現在の住まいの状況（賃貸中／持ち家／実家など）
- 引っ越し希望時期
- 予算・間取りなどの希望条件
- 車での来店有無（駐車場の準備が必要な場合）
希望日時は自由記述よりも、あらかじめ候補となる時間帯を選択肢にしておくと、回答者も答えやすく、担当者もスケジュール調整がしやすくなります。
案内をスムーズにする工夫
内覧希望日時が重複しそうな場合は、条件分岐で「第2希望」の入力欄を後から表示する設計にしておくと、フォームがすっきりします。また、当日の持ち物（本人確認書類など）や集合場所を送信完了ページに記載しておくと、来店時の案内がスムーズになります。
RAKUFOでは、こうした内覧予約フォームを項目のドラッグ&ドロップだけで作成でき、回答は一覧やCSVで管理できます。自動返信メールに集合場所や当日の持ち物を記載しておけば、案内の手間も減らせます。