葬儀や法要の案内は、電話や紙のはがきで参列可否を確認する方法がまだ多く残っています。しかし訃報は突然届くことが多く、参列者側もすぐに返信できるオンラインフォームがあると助かります。この記事では、遺族・世話役の立場からフォームで参列者受付・弔問案内をまとめる方法を解説します。
フォームで受け付けるメリット
- 電話がつながらない時間帯でも参列可否を確認できる
- 香典・供花の辞退や家族葬である旨を、案内文に明記して伝えられる
- 参列人数を事前に把握し、会場や返礼品の手配数を確定しやすくなる
- 遠方の親族・関係者にもURLひとつで案内を届けられる
一方で、高齢の参列者が多い場合は「電話でも受け付けます」と併記するなど、紙・電話との併用を前提に設計するのが実務的です。
必要な項目例
- 参列可否（参列する／参列しない／弔電のみ）を選択式にする。理由欄は任意にして、答えにくい人への配慮をする
- お名前・続柄またはご関係。故人との関係性が分かると受付や席次の参考になります
- 参列人数。同伴者がいる場合の人数も併せて確認しておくと会場側の手配がスムーズです
- 香典・供花・弔電の辞退案内は選択項目ではなく、フォーム冒頭の説明文にはっきり明記します。ここを項目化してしまうと「辞退なのに送ってよいか」と迷わせてしまいます
- 食物アレルギー・アクセシビリティの配慮事項（会食がある場合）。車椅子でのご参列などバリアフリー対応が必要かも聞いておくと当日の案内がしやすくなります
- 連絡先（電話番号）。当日の急な変更連絡に使うため、必須項目にしておくと安心です
案内文・運用のコツ
- 家族葬・密葬の場合は、フォームの説明文で「近親者のみで執り行います」といった案内を丁寧に書き、参列を控えていただきたい旨も明記します
- 回答期限は葬儀の場合は短め（1〜2日以内）に設定し、法要の場合は1〜2週間程度の余裕を持たせます
- 返礼品や会食の手配数に直結するため、受付期間を設定して〆切後の回答を自動で締め切ると、後から人数がずれる心配が減ります
- 送信後にはサンクスページに会場アクセスや駐車場の案内を載せておくと、参列者が改めて連絡する手間を減らせます
よくある質問
Q. 訃報と一緒にフォームのURLを送っても失礼にあたりませんか？ A. 案内文を丁寧に書けば失礼にはあたりません。ただし目上の方や特に近しい親族には、フォームだけでなく電話や直接のご連絡も併用するとより丁寧です。
Q. 香典を辞退する場合、フォームにその項目を作るべきですか？ A. 選択肢として項目化すると「辞退なのに送ってよいか」と迷わせてしまうため、フォーム冒頭の案内文に文章で明記する方法をおすすめします。
Q. 回答内容は他の参列者に見られませんか？ A. RAKUFOの回答は管理者のみが確認でき、参列者同士がお互いの回答を見ることはありません。個人情報の取り扱いについては個人情報を扱うフォームの注意点もあわせてご確認ください。