介護施設や老人ホームでは、入居を検討する家族からの見学予約や相談の問い合わせが日々発生します。電話やメールだけで対応していると、担当者ごとに聞き取り内容がばらついたり、折り返しに時間がかかったりしがちです。フォームを使えば、必要な情報を漏れなく受け取りながら、見学予約の受付をスムーズにできます。
見学相談フォームに入れておきたい項目
- 入居を検討されている方のお名前・年齢・現在の状況（在宅／入院中／他施設利用中など）
- 申込者（家族・ご本人）の続柄・連絡先
- 希望する見学日・時間帯（複数候補を選べるようにすると調整しやすくなります）
- 要介護度や医療的なケアの有無（分かる範囲でよい旨を添える）
- 相談したい内容の自由記述欄（費用面、空室状況、入居時期など）
要介護度や医療情報は聞き方によって答えにくくなるため、「分かる範囲で構いません」といった一言を添えておくと入力のハードルが下がります。
予約日時の調整をスムーズにする工夫
見学は施設スタッフの立ち会いが必要になることが多く、対応できる曜日・時間帯が限られます。フォームの選択肢を「対応可能な日程」に絞って用意しておくと、電話での日程調整の手間を減らせます。第一希望・第二希望を分けて聞いておくと、こちらの都合で調整が必要になった場合もスムーズです。
個人情報の取り扱いに配慮する
介護・医療に関する情報は特に配慮が必要な個人情報です。フォームの冒頭や送信ボタンの近くに、取得目的と管理方法を明記し、同意を得たうえで送信してもらう設計にしましょう。
RAKUFOでは、日時の選択項目や自由記述欄を組み合わせたフォームを無料で作成でき、届いた申込内容は管理画面から一覧で確認できます。自動返信メールで見学の流れや持ち物を案内しておけば、当日の対応もスムーズになります。